CONDITIONS GÉNÉRALES DE PARTICIPATION

AVTECHSummit
16 et 17 octobre 2024

PRÉAMBULE
Les présentes Conditions Générales de participation (ci-après les « Conditions générales ») ont pour objet de déterminer les modalités de demande et de participation de l’Exposant/Visiteur à l’évènement AVTECHSummit 2024 (ci-après dénommé « l’Évènement »), organisé par la société AgilEvents (SAS au capital de 20 000 euros, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 879167625, dont le siège social est situé 5 Rue de l'Amiral Hamelin - 75116 PARIS) (ci-après dénommée « l’Organisateur »).

1. ADHÉSION AUX CONDITIONS GÉNÉRALES
Toute demande d’admission à l’Evènement implique l’adhésion totale et entière de l’Exposant/Visiteur au présent règlement ainsi qu’aux Conditions Générales de Vente à l’Evènement. Toute modification ou réserve apportée par l’Exposant/Visiteur, de quelque façon que ce soit, aux présentes sera considérée comme nulle et non avenue.
L’Exposant/Visiteur prend acte qu’en transmettant à l’Organisateur une demande d’admission à l’Evènement, il s’engage à y participer si sa candidature est acceptée.
La signature des présentes, comme la participation de l’Exposant/Visiteur à l’Évènement, vaut acceptation sans réserve des Conditions Générales, du Règlement intérieur du Salon.

2. DEMANDE DE PARTICIPATION À L’ÉVÈNEMENT
Afin de participer à l’évènement, l’Exposant/Visiteur doit compléter le formulaire d’inscription adressé à l’Exposant/Viisteur par AgilEvents ou disponible sur le site avtechsummit.com sous l’onglet Participation en sous-onglet intitulé « je suis exposant » ou "je suis visiteur" (ci-après désigné le « Formulaire »).
Toute annulation par l’Exposant/Visiteur de sa demande de participation à l’Évènement doit être notifiée à l’Organisateur par écrit dans les meilleurs délais.
En raison d’un nombre de places limitées, seuls certains Exposants/Visiteur seront sélectionnés pour participer à l’Evènement sur la base des renseignements fournis dans le Formulaire et ce, à la discrétion de l’Organisateur sans que cette décision ne puisse faire l’objet de contestation.
Par ailleurs, l’Organisateur se réserve le droit de demander à l’Exposant/Visiteur de lui transmettre des informations complémentaires sur son activité, ses clients ou autres afin de pouvoir compléter l’examen de sa demande de participation à l’Evènement.
Les Exposants/Visiteurs s'engagent à ne communiquer à l’Organisateur que des informations exactes et sincères, et notamment à éviter toute omission ou imprécision de nature à induire un jugement erroné. En cas d'irrégularité prouvée, l’Organisateur se réserve le droit de revenir sur une décision d’admission qui aurait été prononcée.
L’Exposant/Visiteur recevra une confirmation par mail que sa demande d’admission à l’Evènement a bien été reçue.
Les demandes d’admission seront ensuite étudiées par l’Organisateur qui est le seul habilité à valider l’admission de l’Exposant/Visiteur à l’Evènement. Les décisions de l’Organisateur (acceptation, refus ou mise en liste d’attente) seront notifiées par mail aux Exposants/Visiteur, dans les 3 semaines suivantes à compter de la date du dépôt de la demande de participation de l’Exposant/Visiteur.
Les Exposants/Visiteur admis devront ensuite valider en ligne leur dossier d’inscription avant la date indiquée par l’Organisateur. A défaut de validation de leur dossier d’inscription avant cette date, la place attribuée à l’Exposant/Visiteur pour participer à l’Evènement sera attribué à un autre Exposant/Visiteur.

3. SÉLECTION DES EXPOSANTS/VISITEURS
Le Formulaire renseigné par l’Exposant/Visiteur sera étudié par l’Organisateur afin de le sélectionner, le cas échéant, en qualité d’Exposant/Visiteur admis à participer à l’Évènement. En raison d’un nombre de places limités, la sélection réalisée par l’Organisateur sera fondée sur les critères suivants (sans que cette liste soit exhaustive) :
• Les activités de l’entreprise à laquelle appartient l’Exposant/Visiteur
• Le caractère innovant des produits et services proposés par l’Exposant ainsi que les derniers lancements de produits et services,
• La cible de prospection de l’Exposant
• La taille de l’entreprise et le chiffre d’affaires de l’Exposant/Visiteur,
• Le type de clients que l’Exposant sera susceptible d’inviter à l’Evènement,
• L’offre mise en avant par l’Exposant par rapport à la diversification des offres sur l’Evènement,
• Les thématiques des prises de parole proposées par l’Exposant,
• La fonction, champ d'action et responsabilités du Visiteur
- Les références et la réputation du Visiteur
- Le projet d'investissement décrit par le Visiteur
• La décision de l’Organisateur (« acceptation », « refus » ou mise en « liste d’attente ») sera notifiée à l’Exposant/Visiteur par courrier électronique, dans un délai maximal de 3 semaines après le dépôt de sa candidature.
Le rejet d’une demande de participation est une décision discrétionnaire de l’Organisateur et ne saurait engager sa responsabilité de quelle que manière que ce soit.
L’admission de l’Exposant/Visiteur à l’Évènement n'oblige en aucun cas l’Organisateur à l’admettre aux éditions futures de l’Évènement où de toute autre manifestation organisée par la Société AgilEvents, ni ne lui confère aucun droit de réservation ou de priorité à cet égard.

4. ENGAGEMENTS DE L’EXPOSANT/VISITEUR
L’Exposant/Visiteur accepte que son nom et celui de son entreprise, puissent être utilisés, cités et reproduits par l’Organisateur dans le cadre de la promotion de ses activités et sur son site internet, présentations commerciales, articles de presse, films et/ou photographies et autres supports de communication, à titre de référence.
Cette autorisation est concédée pour une durée de trois ans à compter de la participation de l’Exposant/Visiteur à l’Évènement OU peut être retirée à tout moment par l’Exposant/Visiteur sur demande de sa part auprès des services de l’Organisateur en utilisant l’adresse mail suivante : avtechsummit@agil-events.com.

5. ANNULATION DE LA PARTICIPATION À L’ÉVÈNEMENT
Toute annulation du Visiteur de sa demande d’admission doit être notifiée à l’Organisateur par écrit dans les meilleurs délais.
L’Organisateur se réserve le droit d’annuler la participation du Visiteur en cas de changement de ses fonctions ou d’entreprise avant le début de l’Évènement.
En cas d'annulation du Visiteur dans les 14 jours précédant l'événement, l'Organisateur adressera au Visiteur une facture du montant de participation du pass 2 jours selon l'offre commerciale. 

6. ANNULATION DE L’ÉVÈNEMENT
Annulation liée à une épidémie
L’Organisateur attire particulièrement l’attention des Candidats sur le fait que l’Organisateur pourra être amené à annuler la tenue de l’Évènement ou à le reporter à une autre date pour répondre aux recommandations et/ou injonctions des organisations sanitaires et gouvernementales.
Dans une telle hypothèse, l’Organisateur notifiera aux Candidats sa décision d’annuler ou de reporter sans délai. Il n’y aura lieu à aucun dommages et intérêts.
Annulation pour force majeure
En cas d’annulation de l’Évènement par l’Organisateur pour survenance d’un cas de force majeure, l'Organisateur en avisera sans délai les exposants/visiteurs
Dans une telle hypothèse, il n'y aura lieu à aucuns dommages-intérêts.
Seront considérés comme cas de force majeure les Évènements :
- Revêtant cette qualification telle que définie à l’article 1218 du Code civil,
- Ainsi que, et ce quelle que soit leur cause, les évènements rendant impossible l’exploitation du Site limitativement listés ci-après :
o Incendies, explosions, inondation, tempête, foudre ;
o Détérioration des équipements techniques rendant impossible l’exploitation du Site ;
o Décision par une autorité administrative de la fermeture du Site ou réquisition.

7. DONNÉES PERSONNELLES
Les données à caractère personnel de l’Exposant/Visiteur font l’objet d’un traitement mis en oeuvre par l’Organisateur afin de gérer leur demande de participation et, le cas échéant, sa participation à l’Évènement, ainsi que pour lui permettre d’améliorer et de personnaliser ses services.
Les données à caractère personnel à fournir de manière obligatoire sont signalées sur le Formulaire. Sans ces données, l’Organisateur ne sera pas en mesure de procéder à l’évaluation de la candidature et à l’organisation de la participation de l’Exposant/Visiteur à l’Évènement.
Seuls ont communication des données à caractère personnel renseignées par l’Exposant/Visiteur, dans la limite de leurs attributions respectives, (1) les services internes de l’Organisateur chargés de la gestion de l’Évènement, (2) nos sous-traitants (hébergeurs, outil d’emailing, etc) étant rappelé que ces derniers sont tenus par une obligation de confidentialité et de sécurité, ains que d’autres obligations énumérées dans le RGPD, (3) les prestataires habilités par l’Organisateur en lien avec l’organisation et la gestion de l’Évènement (lieux d’hébergement, de restauration, sociétés de transport, etc) auprès desquels l’Organisateur effectue, le cas échéant, des réservations pour le compte Exposant/Visiteur et sur ses instructions.
Les données à caractère personnel de l’Exposant/Visiteur peuvent également être communiquées dans le cadre de la préservation des droits de l’Organisateur et/ou de l’exécution de ses obligations légales et réglementaires à (1) certaines professions réglementées (avocats, notaires, commissaires aux comptes, etc) et (2) aux autorités financières, judiciaires, administratives ou agences d’Etat, organismes publics et autorités de régulation.
Sous réserve du consentement de l’Exposant/Visiteur, ces mêmes données à caractère personnel peuvent enfin être communiquées à AgilEvents à ses partenaires afin de lui adresser, par tous canaux et en fonction des choix de l’Exposant/Fournisseur dans le cadre de sa candidature, ou de l’Exposant/Visiteur dans le cadre de sa participation à l’Évènement, des propositions commerciales et actualités relatives à l’activité et aux services de l’Organisateur ou des offres commerciales de ses partenaires.
L’Exposant/Visiteur accepte également, que ses données à caractère personnel soient transmises aux participants de l’Évènement aux fins que ceux-ci puissent se mettre en relation.
Les données à caractère personnel de l’Exposant/Visiteur sont conservées, exclusivement à des fins de preuve, pour la durée de la relation commerciale entre les parties, puis pendant une durée de 5 ans à compter de la dernière manifestation d’intérêt de l’Exposant/Visiteur.
Les données nécessaires à l’établissement de la preuve de ladite relation et celles nécessaires au respect par l’Organisateur des obligations légales et réglementaires auxquelles elle est soumise sont conservées conformément aux dispositions en vigueur et notamment pour la durée de prescription applicable aux actions civiles, administratives ou pénales.
L’Exposant/Visiteur dispose d’un droit d’accès, d’un droit de rectification, d’un droit de suppression des données à caractère personnel le concernant et d’un droit d’opposition au traitement de ses données et à la limitation du traitement ainsi que d’un droit à la portabilité de ses données. Il peut exercer ces droits à tout moment en s’adressant à l’Organisateur en ligne ou par courrier à AgilEvents – 5 Rue de l'Amiral Hamelin 75116 Paris ou par mail à avtechsummit@agil-events.com. Il dispose enfin du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (Cnil).

8. LITIGES
À défaut d’accord amiable, tout litige relatif à l’interprétation et l’exécution des relations contractuelles liant l’organisateur et le candidat relèvera de la compétence exclusive du tribunal de commerce de paris.